Matriz de riesgos y plan anual
Una plantilla para justificar decisiones; los valores del ejemplo son supuestos del ejercicio.
Contexto común
Municipalidad ficticia de Río Claro. Proceso: permisos. Meta didáctica: resolver el 90 % de solicitudes completas en 20 días hábiles. No representa un plazo legal. Antes de valorar, define alcance, responsables y criterios de la institución.
Plantillas descargables
Descargar matriz de tres riesgos (CSV) · Descargar plan anual (CSV) · Descargar ficha normativa (CSV)
Ábrelas en una hoja de cálculo usando UTF-8 y separador punto y coma. Los campos vacíos corresponden a tu ejercicio. El ejemplo de ficha muestra cómo documentar una referencia.
Escala para el ejercicio
Probabilidad: 1 poco plausible con la evidencia disponible, 2 plausible, 3 recurrente en condiciones comparables. Impacto: 1 demora menor recuperable, 2 afecta la meta mensual, 3 compromete seriamente servicio o recursos. Producto P×I: 1–2 bajo, 3–4 medio, 6–9 alto. Esta simplificación ordinal ayuda a discutir; no representa una probabilidad estadística ni una pérdida esperada.
Regla didáctica: atender primero los niveles altos; documentar tratamiento y revisión de los medios; revisar los bajos. Un riesgo para la integridad o una obligación legal puede exigir prioridad adicional. Un color nunca autoriza incumplir una obligación.
Ejemplo trabajado
- Objetivo
- Atender oportunamente solicitudes completas.
- Causa → evento → consecuencia
- Archivo sin trazabilidad → extravío de expedientes → retrasos y afectación del servicio.
- Análisis inherente
- P=2; I=3; nivel=6, alto. Supuesto: el equipo considera plausible el extravío y grave su efecto. Se requieren datos reales para validar esos juicios.
- Control existente y evidencia
- Registro manual de recepción, sin constancia del traslado. Solo permite acreditar ingreso; no acredita ubicación durante todo el proceso.
- Análisis residual actual
- Se mantiene 6 mientras no exista fundamento para reducirlo. No hay una fórmula automática para descontar controles.
- Decisión y medida propuesta
- Reducir exposición mediante registro de entrega y recepción y contraste semanal por muestra, con responsable y tratamiento de diferencias.
- Residual futuro estimado
- Podría estimarse P=1 e I=3, nivel=3, si la implantación limita extravíos; es una hipótesis por comprobar, no el residual actual.
Plantilla para tres riesgos
Copia estos campos a tu cuaderno u hoja de cálculo. Para cada fila registra la evidencia y los supuestos que sustentan la valoración.
| Campo | Pregunta para completarlo |
|---|---|
| Identificador, proceso y objetivo | ¿Qué resultado institucional podría verse afectado? |
| Causa, evento y consecuencia | ¿Por qué podría pasar, qué pasaría y qué efecto tendría? |
| Evidencia y fecha de análisis | ¿Qué observaciones o datos sostienen la descripción? |
| Probabilidad e impacto inherentes | ¿Qué criterios aplicaste antes de considerar controles? |
| Controles y evidencia de funcionamiento | ¿Quién actúa, cuándo, cómo y con qué registro? |
| Residual actual y fundamento | ¿Qué exposición queda con los controles existentes? |
| Prioridad y decisión | ¿Qué criterio de aceptabilidad y qué obligación inciden? |
| Medida, responsable y fecha | ¿Qué se hará y quién responderá por ello? |
| Recursos y viabilidad | ¿Con qué tiempo, capacidades y medios se ejecutará? |
| Residual futuro estimado | ¿Qué cambio esperas y bajo qué supuestos? |
| Revisión y comunicación | ¿Cuándo se actualizará y quién necesita decidir? |
Plan anual de acción: ejemplo
Organiza las acciones por periodos del año que elijas. Los días siguientes se cuentan desde el inicio del ejercicio ficticio; no son plazos normativos.
| Acción y periodo | Responsable y recursos | Criterio y evidencia |
|---|---|---|
| Definir registro, roles y excepciones. Días 1–10. | Jefatura de permisos y archivo; tiempo de diseño y validación. | Procedimiento probado con tres escenarios, incluyendo un traslado fallido. |
| Implantar registro y formar al equipo. Días 11–30. | Jefatura, archivo y apoyo tecnológico; dos horas de formación propuestas. | Traslados registrados / traslados revisados; meta del ejercicio 100 % en la muestra de comprobación. Conservar soporte y reportar excepciones. |
| Comprobar resultados. Días 31–90; luego revisión trimestral del ejercicio. | Jefatura del proceso; registros de volumen e incidencias. | Comparar extravíos por cada 100 expedientes antes y después. Analizar volumen, complejidad y posible subregistro. |
Para el cierre registra: compromiso, vencimiento, estado, evidencia, persona que verifica, conclusión y siguiente revisión. La implantación puede estar completa y la eficacia todavía pendiente de comprobar.
Práctica con revisión
Añade dos riesgos: indisponibilidad del registro y alteración del orden para favorecer solicitudes. No copies el mismo control sin justificar su relación con cada causa.
Orientación para contrastar tu propuesta
Para indisponibilidad analiza continuidad y recuperación, no solo respaldo: ¿se puede restaurar y seguir atendiendo? Para favoritismo analiza autorización, trazabilidad de cambios y revisión de excepciones. Considera riesgos para la integridad. En ambos casos, la evidencia debe sustentar el análisis de la exposición remanente.
Fundamento: Directrices del SEVRI, secciones 3 y 4 y normas 3.2 a 3.4. El formato, escalas y ejemplos son elaboración didáctica.